Turvallisuus ja käyttöehdot

Keräämme asiakkailtamme vain tuotteen ja palvelujen käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia ja olennaisia tietoja. Tuotteen tai palvelun käyttötarkoitus määrittää sen, minkälaista tietoa asiakkaista keräämme missäkin tilanteessa.
Voimme kerätä esimerkiksi

• nimen ja henkilötunnuksen tunnistamista ja yksilöintiä varten
• yhteystiedot (osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen) yhteydenottoa varten
• asiakassuhteeseen ja sen hoitamiseen liittyviä tietoja (kuten iän, äidinkielen, tehdyt asiakaspalautteet sekä yhteydenotot)
• tallennetut asiakaspuhelut
• palveluiden ja tuotteiden ostamiseen liittyviä tietoja (kuten tilinumeron ja terveysselvitykset)
• lainsäädäntövelvoitteen täyttämiseen vaadittavia tietoja (esimerkiksi rahanpesulain edellyttämät tiedot)
• asiakkaan tekemiä valintoja koskevia tietoja, kuten henkilötietojen käyttöä koskevia suostumuksia, rajoituksia tai kieltoja.

Tallennetuista henkilötiedoista olemme laatineet tietosuojaselosteet. Tietosuojaselosteisiin voi tarkemmin tutustua tietosuojaselosteita koskevassa osiossa. Tietosuojaselosteita voi pyytää myös sähköpostitse osoitteesta tietosuoja(at)turva.fi.

Henkilötietoja keräämme pääosin tuotteiden ja palveluiden käytön tai myynnin yhteydessä sekä muun asioinnin yhteydessä asiakkailtamme suoraan. Saamme asiakkaistamme tietoja myös heidän osallistuessaan kampanjoihin, kyselyihin tai kilpailuihin. Tämän lisäksi voimme saada asiakkaistamme tietoja heidän valtuuttamiltaan tahoilta. Lisäksi saamme tietoja viranomaisten ylläpitämistä julkisista rekistereistä sekä luottotieto- ja asiakashäiriörekisteristä. Esimerkiksi väestötietojärjestelmää käytetään tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja keräämme esimerkiksi kilpailujen ja arvontojen yhteydessä. Asiakkaita koskevia tietoja kerätään myös evästeiden avulla. Evästeistä voi lukea tarkemmin evästeitä koskevasta osiosta.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Keräämiemme tietojen perusteella voimme esimerkiksi selvittää, miten voimme tarjota asiakkaillemme parasta mahdollista palvelua ja toimittaa asiakkaillemme yksilöityjä tuotteita ja palveluita. Käytämme henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

Turva voi käsitellä asiakkaidemme henkilötietoja voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoihin on kuitenkin pääsy vain niillä työntekijöillä, joiden työtehtävät vaativat henkilötietojen käsittelyä. Luovutamme saamiamme tietoja sivullisille (kolmannelle osapuolelle) vain asianomaisen suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttaminen perustuu lainsäännökseen. Tällöin huolehdimme aina sopimuksellisesti, että asiakkaidemme henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolainsäädännön mukaisesti käyttäen esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Säilytämme asiakkaidemme henkilötietoja vain niin kauan, kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Finanssialan sääntelystä johtuen olemme lähtökohtaisesti velvoitettu säilyttämään asiakkaamme tietoja koko asiakassuhteen voimassaoloajan ja joissakin tapauksissa päättymisen jälkeen. Voimme esimerkiksi olla velvollisia säilyttämään joitakin asiakkaidemme henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Emme säilytä sellaisia henkilötietoja, jotka eivät ole tarpeellisia liiketoimintamme kannalta. Asiakkaamme voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan Rekisteröidyn oikeudet -kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Tallennamme asiakkaiden kanssa käytäviä puheluita ja chat-keskusteluita asioinnin todentamiseksi. Lisäksi tallennamme satunnaisesti puheluita lyhytaikaisesti koulutuskäyttöön, laadunvarmistukseen sekä asiakaspalvelun kehittämiseksi.

Puheluiden tallentamisen tarkoituksena on esimerkiksi vakuutus- tai vahinkotapahtumaan liittyvän viestinnän todentaminen. On sekä asiakkaan että Turvan etujen mukaista, että tapahtuma voidaan epäselvissä tapauksissa jälkikäteen selvittää tallenteelta.

Puhelutallenteet ja chat-viestit kuuluvat vaitiolovelvollisuuden piiriin, emmekä luovuta niitä ulkopuolisille muutoin, kuin lain sallimissa tilanteissa. Käsittelemme puhelutallenteita samalla huolellisuudella kuin muitakin henkilötietoja.

Käytämme tarpeellisia ja parhaiden käytäntöjen mukaisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi. Kaikki henkilötietojen säilytyksestä vastaavat yhteistyökumppanit järjestelmineen on auditoitu tai muuten tarkastettu.

Henkilötiedot suojataan niin, että tietoihin pääsy, luovuttaminen, hävittäminen tai muu käsittely on asianmukaista ja vain niillä henkilöillä, joilla on tehtäviin oikeus.

Henkilötietojen suojaus varmistetaan muun muassa palomuurein, erilaisin salaustekniikoin sekä varmistamalla laitetilojen turvallisuus ja asianmukainen kulunvalvonta. Asianmukainen henkilötietoihin pääsy varmistetaan käyttöoikeuksien hallintaprosesseilla ja käyttöoikeus perustuu aina työtehtävään ja työrooliin.

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan muun muassa lokituksin. Lokitiedot kertovat, mitä, miksi ja milloin jotakin tapahtui. Tiedoilla selvitetään virhetilanteita, tai varmistetaan, että virheitä ei ole syntynyt ja käsitelty tieto on oikeaa. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöä ja alihankkijoita koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti. Alihankkijoiden toimintaa myös säännöllisesti tarkastetaan ja auditoidaan.

Hyödynnämme Turvassa automaattista päätöksentekoa. Automaattinen päätöksenteko tarkoittaa, että päätös tehdään täysin automaattiseen tiedonkäsittelyyn perustuen ilman, että ihminen osallistuu päätöksentekoon. Automaattisen päätöksenteon perustana ovat asiakkaan meille antamat tiedot sekä järjestelmissämme jo olevat tiedot. Voimme käyttää lisäksi myös ulkoisista lähteistä, esimerkiksi luottotietorekisteristä, hankkimiamme tietoja. Automaattisen päätöksenteon avulla tehostamme huomattavasti vakuutus- ja vahinkokäsittelyämme sekä palvelujemme tarjoamista. Ilmoitamme kunkin palvelumme yhteydessä erikseen, jos automaattinen päätöksenteko on käytössä ko. palvelussa, ja pyydämme palvelussa tarvittaessa suostumuksen automaattisen päätöksenteon hyödyntämiseen.

Jos asiakas on tyytymätön saamaansa automaattiseen päätökseen, asiakkaalla on oikeus vaatia, että asian käsittelee uudelleen toimihenkilö; asiakkaalla on oikeus esittää kantansa, saada selvitys tehdystä päätöksestä ja riitauttaa päätös.

Hyödynnämme Turvassa myös profilointia. Profilointi tarkoittaa sellaista henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja yhdistämällä ja analysoimalla arvioidaan henkilön tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia. Profiloinnin hyödyntämisen tarkoituksena on varmistaa, että markkinoimamme tuotteet ja palvelut vastaavat asiakkaiden tarpeita. Profiloinnin avulla voimme arvioida asiakkaan kiinnostuksen kohteita ja kohdentaa markkinointia tarkoituksenmukaisesti.
Asiakkaalla on oikeus kieltää henkilötietojensa käyttäminen profilointiin.

Käytämme automaattista päätöksentekoa seuraavissa toiminnoissa:

Vakuutusten osto
Voimme käyttää automaattista päätöksentekoa vakuuttamispäätöksen tekemiseen. Automaattisen päätöksenteon seurauksena vakuutus voidaan myöntää, tai vakuutusasia voidaan ohjata manuaaliseen jatkokäsittelyyn. Automaattisesti tehdyn päätöksen perustana ovat asiakkaan meille antamat tiedot, järjestelmissämme valmiiksi olevat tiedot sekä ulkoisista lähteistä, esimerkiksi luottotietorekisteristä, hankkimamme tiedot.

Jos asiakas ei halua, että hänen vakuutusasiansa hoitoon käytetään automaattista päätöksentekoa, asiakas voi tehdä vakuutushakemuksen puhelimitse Turvan asiakaspalvelussa tai asioida Turvan konttorilla.

Vahinkojen käsittely
Voimme käyttää automaattista päätöksentekoa korvauspäätösten tekemiseen sekä osana muuta vahinkoasioiden käsittelyä. Automaattisen päätöksenteon seurauksena vahinko voidaan korvata, tai vahinkoasia voidaan ohjata manuaaliseen jatkokäsittelyyn. Automaattisesti tehdyn päätöksen perustana ovat asiakkaan meille antamat tiedot ja järjestelmissämme valmiiksi olevat tiedot, esimerkiksi vakuutusehdot.

Jos asiakas ei halua, että hänen vahinkoasiansa hoitoon käytetään automaattista päätöksentekoa, asiakas voi tehdä vahinkoilmoituksen puhelimitse Turvan asiakaspalvelussa tai asioida Turvan konttorilla.

Asiakkaalla on oikeus milloin tahansa kieltää itseään koskevien tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin, mielipidekyselyihin sekä markkinatutkimuksiin. Asiakas voi halutessaan päättää missä laajuudessa tai miltä osin haluaa käyttää kielto-oikeuttaan. Kielto-oikeuden käyttäminen on maksutonta.

Asiakas voi tehdä markkinointikiellon ilmoittamalla siitä Turvalle joko verkkopalvelussa, sähköpostitse tietosuoja@turva.fi, Turvan toimistossa tai postitse osoitteeseen

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere

Sähköisestä suoramarkkinointiviestistä on mahdollista kieltäytyä myös suoraan viestistä löytyvän linkin kautta.

Asiakkaallamme on oikeus tarkastaa itseään ja tietyin rajoituksin myös huollossaan olevia lapsia koskevat tiedot Turvan henkilörekisteristä. Turvalla on velvollisuus tarkastaa asiakkaan henkilöllisyys jokaisen tarkastuspyynnön yhteydessä. Asiakkaan on ilmoitettava tietojen etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset seikat. Tällaisia ovat esimerkiksi nimi, osoite, henkilötunnus, mihin asiaan liittyviä tietoja haluaa tarkastaa, haluaako tarkistaa tiedot tietyltä ajanjaksolta vai käyttääkö tarkastusoikeutta kaikkiin tietoihinsa.
Asiakas voi tehdä tarkastuspyynnön toimittamalla kirjallisen ja allekirjoitetun tarkastuspyynnön osoitteeseen

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere

Tarkastuspyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Turvan toimitiloissa. Tarkastusoikeuden nojalla asiakkaalla on oikeus nähdä itseään koskevat tiedot Turvan toimipisteessä tai saada niistä pyynnöstä jäljennökset. Toimitamme tiedot asiakkaalle postitse tai järjestämme asiakkaalle mahdollisuuden nähdä ne sovitussa toimipisteessä asian laajuudesta riippuen 1-3 kuukauden sisällä. Asiakas voi tietoja pyytäessä käyttää apunaan rekisteritietojen tarkastuspyyntölomaketta.

Huolehdimme asiakastietojemme ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta päivittämällä esimerkiksi asiakkaidemme yhteystietoja väestötietojärjestelmästä. Lisäksi asiakkaalla on aina oikeus vaatia oikaistavaksi tai täydennettäväksi rekisterissä oleva käsittelyn kannalta virheellinen tai puutteellinen henkilötieto. Tietojen tulee koskea korjausvaatimuksen esittäjää itseään tai hänen huollossaan olevia lapsia.

Mitä perustellumpi, yksilöidympi ja selkeämpi korjausvaatimus on, sitä paremmin pystymme sen käsittelemään. Henkilötiedot voi päivittää myös käymällä henkilökohtaisesti Turvan toimitiloissa tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Korjausvaatimuksen voi tehdä lähettämällä yksilöity pyyntö tai lisäselvitys kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere

Korjaamme asiakkaan pyynnöstä virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon tai annamme kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee ne syyt, joiden vuoksi emme ole hyväksyneet korjausvaatimusta. Mikäli olemme luovuttaneet tietoja kolmannelle osapuolelle, ilmoitamme tiedon korjaamisesta myös heille.

Asiakkaalla on tietyin poikkeuksin oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon poistoa. Finanssialan sääntelystä johtuen olemme lähtökohtaisesti velvollisia säilyttämään asiakkaidemme tietoja koko asiakassuhteen voimassaoloajan ja osittain vielä asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Jos tietojen säilytys on välttämätöntä esimerkiksi lakisääteisen velvollisuuden tai sopimuksen takia, tiedot voidaan säilyttää kyseistä tarkoitusta varten niin kauan kuin on tarpeen. Finanssialan toiminta on luonteeltaan pitkäaikaista ja säilytysajat ovat tästä johtuen hyvin pitkäkestoisia. Säilytysaikojen tarkoituksena on turvata sekä asiakkaiden että Turvan oikeudet.
Vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon poisto ratkaistaan aina tapauskohtaisesti. Otathan huomioon, että asian laadusta ja laajuudesta riippuen selvitys- ja poistotyöhön voi kulua huomattavan paljon aikaa.

Asiakas voi tehdä tietojen poistopyynnön joko henkilökohtaisesti Turvan toimitiloissa tai toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu poistopyyntö osoitteeseen

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere

Pyynnössä tulee ilmetä ainakin asiakkaan nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero sekä se, mitä tietoja asiakas haluaa poistettavaksi.

Asiakkaalla on myös tietyissä erityistilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa suoraan toiselle rekisterinpitäjälle koneluettavassa muodossa, mikäli se on teknisesti toteutettavissa.

Pyrimme selvittämään ja ratkaisemaan mahdolliset ongelmat suoraan asiakkaidemme kanssa. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus tehdä valitus viranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassaolevan tietosuojasääntelyn vastaisesti.

Viranomaisten yhteystiedot
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki Puh. 029 56 66700 Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Finanssivalvonta
Postiosoite: PL 103, 00101 Helsinki Käyntiosoite: Snellmaninkatu 6, 00101 Helsinki Puh. 09 183 5360 ti klo 9-10 ja to klo 14-15 Sähköposti: kirjaamo@finanssivalvonta.fi

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saa Turvan toimistoista. Henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voi olla yhteydessä myös sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@turva.fi.

Turvan tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Tietosuojavastaava Timo Virtanen
Puhelin: (03) 2313 9355
Sähköposti: tietosuoja@turva.fi

Postiosoite:
Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere