Keräämme asiakkailtamme vain tuotteen ja palvelujen käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia ja olennaisia tietoja. Tuotteen tai palvelun käyttötarkoitus määrittää sen, minkälaista tietoa asiakkaista keräämme missäkin tilanteessa.
Voimme kerätä esimerkiksi

• nimen ja henkilötunnuksen tunnistamista ja yksilöintiä varten
• yhteystiedot (osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen) yhteydenottoa varten
• asiakassuhteeseen ja sen hoitamiseen liittyviä tietoja (kuten iän, äidinkielen, tehdyt asiakaspalautteet sekä yhteydenotot)
• tallennetut asiakaspuhelut
• palveluiden ja tuotteiden ostamiseen liittyviä tietoja (kuten tilinumeron ja terveysselvitykset)
• lainsäädäntövelvoitteen täyttämiseen vaadittavia tietoja (esimerkiksi rahanpesulain edellyttämät tiedot)
• asiakkaan tekemiä valintoja koskevia tietoja, kuten henkilötietojen käyttöä koskevia suostumuksia, rajoituksia tai kieltoja.

Tallennetuista henkilötiedoista olemme laatineet tietosuojaselosteet. Tietosuojaselosteisiin voi tarkemmin tutustua tietosuojaselosteita koskevassa osiossa. Tietosuojaselosteita voi pyytää myös sähköpostitse osoitteesta tietosuoja(at)turva.fi.

Henkilötietoja keräämme pääosin tuotteiden ja palveluiden käytön tai myynnin yhteydessä sekä muun asioinnin yhteydessä asiakkailtamme suoraan. Saamme asiakkaistamme tietoja myös heidän osallistuessaan kampanjoihin, kyselyihin tai kilpailuihin. Tämän lisäksi voimme saada asiakkaistamme tietoja heidän valtuuttamiltaan tahoilta. Lisäksi saamme tietoja viranomaisten ylläpitämistä julkisista rekistereistä sekä luottotieto- ja asiakashäiriörekisteristä. Esimerkiksi väestötietojärjestelmää käytetään tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja keräämme esimerkiksi kilpailujen ja arvontojen yhteydessä. Asiakkaita koskevia tietoja kerätään myös evästeiden avulla. Evästeistä voi lukea tarkemmin evästeitä koskevasta osiosta.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Keräämiemme tietojen perusteella voimme esimerkiksi selvittää, miten voimme tarjota asiakkaillemme parasta mahdollista palvelua ja toimittaa asiakkaillemme yksilöityjä tuotteita ja palveluita. Käytämme henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

Turva voi käsitellä asiakkaidemme henkilötietoja voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoihin on kuitenkin pääsy vain niillä työntekijöillä, joiden työtehtävät vaativat henkilötietojen käsittelyä. Luovutamme saamiamme tietoja sivullisille (kolmannelle osapuolelle) vain asianomaisen suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttaminen perustuu lainsäännökseen. Tällöin huolehdimme aina sopimuksellisesti, että asiakkaidemme henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolainsäädännön mukaisesti käyttäen esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Säilytämme asiakkaidemme henkilötietoja vain niin kauan, kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Finanssialan sääntelystä johtuen olemme lähtökohtaisesti velvoitettu säilyttämään asiakkaamme tietoja koko asiakassuhteen voimassaoloajan ja joissakin tapauksissa päättymisen jälkeen. Voimme esimerkiksi olla velvollisia säilyttämään joitakin asiakkaidemme henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Emme säilytä sellaisia henkilötietoja, jotka eivät ole tarpeellisia liiketoimintamme kannalta. Asiakkaamme voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan Rekisteröidyn oikeudet -kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Tallennamme asiakkaiden kanssa käytäviä puheluita ja chat-keskusteluita asioinnin todentamiseksi. Lisäksi tallennamme satunnaisesti puheluita lyhytaikaisesti koulutuskäyttöön, laadunvarmistukseen sekä asiakaspalvelun kehittämiseksi.

Puheluiden tallentamisen tarkoituksena on esimerkiksi vakuutus- tai vahinkotapahtumaan liittyvän viestinnän todentaminen. On sekä asiakkaan että Turvan etujen mukaista, että tapahtuma voidaan epäselvissä tapauksissa jälkikäteen selvittää tallenteelta.

Puhelutallenteet ja chat-viestit kuuluvat vaitiolovelvollisuuden piiriin, emmekä luovuta niitä ulkopuolisille muutoin, kuin lain sallimissa tilanteissa. Käsittelemme puhelutallenteita samalla huolellisuudella kuin muitakin henkilötietoja.

Käytämme tarpeellisia ja parhaiden käytäntöjen mukaisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi. Kaikki henkilötietojen säilytyksestä vastaavat yhteistyökumppanit järjestelmineen on auditoitu tai muuten tarkastettu.

Henkilötiedot suojataan niin, että tietoihin pääsy, luovuttaminen, hävittäminen tai muu käsittely on asianmukaista ja vain niillä henkilöillä, joilla on tehtäviin oikeus.

Henkilötietojen suojaus varmistetaan muun muassa palomuurein, erilaisin salaustekniikoin sekä varmistamalla laitetilojen turvallisuus ja asianmukainen kulunvalvonta. Asianmukainen henkilötietoihin pääsy varmistetaan käyttöoikeuksien hallintaprosesseilla ja käyttöoikeus perustuu aina työtehtävään ja työrooliin.

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan muun muassa lokituksin. Lokitiedot kertovat, mitä, miksi ja milloin jotakin tapahtui. Tiedoilla selvitetään virhetilanteita, tai varmistetaan, että virheitä ei ole syntynyt ja käsitelty tieto on oikeaa. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöä ja alihankkijoita koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti. Alihankkijoiden toimintaa myös säännöllisesti tarkastetaan ja auditoidaan.