Turvallisuus ja käyttöehdot

Keräämme asiakkailtamme vain tuotteen ja palvelujen käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia ja olennaisia tietoja. Tuotteen tai palvelun käyttötarkoitus määrittää sen, minkälaista tietoa asiakkaista keräämme missäkin tilanteessa.
Voimme kerätä esimerkiksi

• nimen ja henkilötunnuksen tunnistamista ja yksilöintiä varten
• yhteystiedot (osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen) yhteydenottoa varten
• asiakassuhteeseen ja sen hoitamiseen liittyviä tietoja (kuten iän, äidinkielen, tehdyt asiakaspalautteet sekä yhteydenotot)
• tallennetut asiakaspuhelut
• palveluiden ja tuotteiden ostamiseen liittyviä tietoja (kuten tilinumeron ja terveysselvitykset)
• lainsäädäntövelvoitteen täyttämiseen vaadittavia tietoja (esimerkiksi rahanpesulain edellyttämät tiedot)
• asiakkaan tekemiä valintoja koskevia tietoja, kuten henkilötietojen käyttöä koskevia suostumuksia, rajoituksia tai kieltoja.

Tallennetuista henkilötiedoista olemme laatineet tietosuojaselosteet. Tietosuojaselosteisiin voi tarkemmin tutustua tietosuojaselosteita koskevassa osiossa. Tietosuojaselosteita voi pyytää myös sähköpostitse osoitteesta tietosuoja(at)turva.fi.

Henkilötietoja keräämme pääosin tuotteiden ja palveluiden käytön tai myynnin yhteydessä sekä muun asioinnin yhteydessä asiakkailtamme suoraan. Saamme asiakkaistamme tietoja myös heidän osallistuessaan kampanjoihin, kyselyihin tai kilpailuihin. Tämän lisäksi voimme saada asiakkaistamme tietoja heidän valtuuttamiltaan tahoilta. Lisäksi saamme tietoja viranomaisten ylläpitämistä julkisista rekistereistä sekä luottotieto- ja asiakashäiriörekisteristä. Esimerkiksi väestötietojärjestelmää käytetään tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja keräämme esimerkiksi kilpailujen ja arvontojen yhteydessä. Asiakkaita koskevia tietoja kerätään myös evästeiden avulla. Evästeistä voi lukea tarkemmin evästeitä koskevasta osiosta.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Keräämiemme tietojen perusteella voimme esimerkiksi selvittää, miten voimme tarjota asiakkaillemme parasta mahdollista palvelua ja toimittaa asiakkaillemme yksilöityjä tuotteita ja palveluita. Käytämme henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

Turva voi käsitellä asiakkaidemme henkilötietoja voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoihin on kuitenkin pääsy vain niillä työntekijöillä, joiden työtehtävät vaativat henkilötietojen käsittelyä. Luovutamme saamiamme tietoja sivullisille (kolmannelle osapuolelle) vain asianomaisen suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttaminen perustuu lainsäännökseen. Tällöin huolehdimme aina sopimuksellisesti, että asiakkaidemme henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolainsäädännön mukaisesti käyttäen esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Säilytämme asiakkaidemme henkilötietoja vain niin kauan, kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Finanssialan sääntelystä johtuen olemme lähtökohtaisesti velvoitettu säilyttämään asiakkaamme tietoja koko asiakassuhteen voimassaoloajan ja joissakin tapauksissa päättymisen jälkeen. Voimme esimerkiksi olla velvollisia säilyttämään joitakin asiakkaidemme henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Emme säilytä sellaisia henkilötietoja, jotka eivät ole tarpeellisia liiketoimintamme kannalta. Asiakkaamme voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan Rekisteröidyn oikeudet -kohdassa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Tallennamme asiakkaiden kanssa käytäviä puheluita ja chat-keskusteluita asioinnin todentamiseksi. Lisäksi tallennamme satunnaisesti puheluita lyhytaikaisesti koulutuskäyttöön, laadunvarmistukseen sekä asiakaspalvelun kehittämiseksi.

Puheluiden tallentamisen tarkoituksena on esimerkiksi vakuutus- tai vahinkotapahtumaan liittyvän viestinnän todentaminen. On sekä asiakkaan että Turvan etujen mukaista, että tapahtuma voidaan epäselvissä tapauksissa jälkikäteen selvittää tallenteelta.

Puhelutallenteet ja chat-viestit kuuluvat vaitiolovelvollisuuden piiriin, emmekä luovuta niitä ulkopuolisille muutoin, kuin lain sallimissa tilanteissa. Käsittelemme puhelutallenteita samalla huolellisuudella kuin muitakin henkilötietoja.

Käytämme tarpeellisia ja parhaiden käytäntöjen mukaisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi. Kaikki henkilötietojen säilytyksestä vastaavat yhteistyökumppanit järjestelmineen on auditoitu tai muuten tarkastettu.

Henkilötiedot suojataan niin, että tietoihin pääsy, luovuttaminen, hävittäminen tai muu käsittely on asianmukaista ja vain niillä henkilöillä, joilla on tehtäviin oikeus.

Henkilötietojen suojaus varmistetaan muun muassa palomuurein, erilaisin salaustekniikoin sekä varmistamalla laitetilojen turvallisuus ja asianmukainen kulunvalvonta. Asianmukainen henkilötietoihin pääsy varmistetaan käyttöoikeuksien hallintaprosesseilla ja käyttöoikeus perustuu aina työtehtävään ja työrooliin.

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan muun muassa lokituksin. Lokitiedot kertovat, mitä, miksi ja milloin jotakin tapahtui. Tiedoilla selvitetään virhetilanteita, tai varmistetaan, että virheitä ei ole syntynyt ja käsitelty tieto on oikeaa. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöä ja alihankkijoita koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti. Alihankkijoiden toimintaa myös säännöllisesti tarkastetaan ja auditoidaan.

Hyödynnämme Turvassa automaattista päätöksentekoa. Automaattinen päätöksenteko tarkoittaa, että päätös tehdään täysin automaattiseen tiedonkäsittelyyn perustuen ilman, että ihminen osallistuu päätöksentekoon. Automaattisen päätöksenteon avulla tehostamme huomattavasti vakuutus- ja vahinkokäsittelyämme sekä palvelujemme tarjoamista.

Automaattisen päätöksenteon perustana ovat asiakkaan meille antamat tiedot sekä järjestelmissämme jo olevat tiedot. Voimme käyttää myös ulkoisista lähteistä, esimerkiksi luottotietorekisteristä, hankkimiamme tietoja sekä vakuutusehtoja ja sisäisiä ohjeitamme.

Ilmoitamme automaattisesta päätöksenteosta erikseen kunkin sitä hyödyntävän palvelun yhteydessä ja pyydämme tarvittaessa suostumuksen sen hyödyntämiseen.

Asiakkaalla on oikeus hakea automaattisesti tehtyyn päätökseen muutosta ja vaatia, että asian käsittelee uudelleen toimihenkilö.

Käytämme automaattista päätöksentekoa esimerkiksi vahinkovakuutustoiminnassa seuraavissa yhteyksissä:

Vakuutusten osto
Voimme käyttää automaattista päätöksentekoa vakuuttamispäätöksen tekemiseen. Automaattisen päätöksenteon seurauksena vakuutus voidaan myöntää tai vakuutusasia ohjata manuaaliseen jatkokäsittelyyn. Automaattisesti tehdyn päätöksen perustana ovat asiakkaan meille antamat tiedot, järjestelmissämme valmiiksi olevat tiedot, ulkoisista lähteistä, esimerkiksi luottotietorekisteristä, hankkimamme tiedot sekä sisäiset ohjeemme.

Jos asiakas ei halua, että hänen vakuutusasiansa hoitoon käytetään automaattista päätöksentekoa, asiakas voi tehdä vakuutushakemuksen puhelimitse Turvan asiakaspalvelussa tai asioida Turvan konttorilla.

Vahinkojen käsittely
Voimme käyttää automaattista päätöksentekoa korvauspäätöksen tekemiseen sekä osana muuta vahinkoasian käsittelyä. Automaattisen päätöksenteon seurauksena vahingosta voidaan maksaa korvaus tai vahinkoasia ohjata manuaaliseen jatkokäsittelyyn. Automaattisesti tehdyn päätöksen perustana ovat asiakkaan meille antamat tiedot, järjestelmissämme valmiiksi olevat tiedot, ulkoisista lähteistä, esimerkiksi vahinkorekisteristä, hankkimamme tiedot sekä vakuutusehdot.

Jos asiakas ei halua, että hänen vahinkoasiansa hoitoon käytetään automaattista päätöksentekoa, asiakas voi tehdä vahinkoilmoituksen puhelimitse Turvan asiakaspalvelussa tai asioida Turvan konttorilla.

Profilointi
Hyödynnämme Turvassa myös profilointia. Profilointi tarkoittaa sellaista henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja yhdistämällä ja analysoimalla arvioidaan henkilön tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia. Profilointia käytetään hyödyksi esimerkiksi vahinkokäsittelyssä riskiarvion tekemiseksi ja markkinoinnin kohdentamisessa, jotta markkinoimamme tuotteet ja palvelut vastaavat asiakkaidemme tarpeita.

Asiakkaalla on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin, profilointiin, joka liittyy suoramarkkinointiin, mielipidekyselyihin ja markkinatutkimuksiin. Asiakas voi päättää, missä laajuudessa tai miltä osin hän haluaa käyttää kielto-oikeuttaan. Kielto-oikeuden käyttäminen on maksutonta.

Asiakas voi tehdä markkinointikiellon ilmoittamalla siitä Turvalle joko verkkopalvelussa, sähköpostitse tietosuoja@turva.fi, Turvan toimistossa tai postitse osoitteeseen

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere

Sähköisestä suoramarkkinointiviestistä on mahdollista kieltäytyä myös suoraan viestistä löytyvän linkin kautta.

Asiakkaallamme on oikeus tarkastaa Turvan henkilörekistereissä olevat henkilötietonsa.

Turvan verkkopalveluun on koottu keskeisimmät asiakkuuteen liittyvät tiedot. Verkkopalvelussa voi tarkastella ja hallinnoida asiakastietoja, suostumuksia sekä muita asiakkuuteen liittyviä tietoja. Verkkopalvelussa näkee myös muun muassa vakuutus- ja vahinkotiedot.

Jos asiakas haluaa tarkastaa laajemmin omia henkilötietojaan, asiakas voi tehdä erillisen henkilötietojen tarkastuspyynnön. Toimitamme jäljennöksen pyydetyistä tiedoista asian laajuudesta riippuen 1–3 kk kuluessa. Tarkastuspyyntö tulee tehdä verkkopalvelussa tai käyttämällä tarkastuspyyntölomaketta.

Tietopyyntölomakkeella tehty tarkastuspyyntö tulee toimittaa Turvan toimipisteeseen, sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@turva.fi tai postitse osoitteeseen:

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere

Jos tarkastuspyyntö koskee yksittäistä vahinkoasiaa, asian saa hoidettua helpoimmin ja nopeimmin olemalla suoraan yhteydessä korvauspäätökseen antaneeseen tahoon.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Jos kuitenkin asiakas tekee tarkastuspyyntöjä esimerkiksi toistuvasti, voimme periä pyynnön toteuttamisesta kohtuullisen maksun tai kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.

Huolehdimme asiakkaidemme tietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta päivittämällä esimerkiksi yhteystietoja väestötietojärjestelmästä.

Asiakkaallamme on oikeus vaatia oikaistavaksi tai täydennettäväksi Turvan henkilörekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen tai puutteellinen henkilötieto.

Turvan verkkopalveluun on koottu keskeisimmät asiakkuuteen liittyvät tiedot. Verkkopalvelussa voi tarkastella ja hallinnoida asiakastietoja, suostumuksia sekä muita asiakkuuteen liittyviä tietoja. Asiakastietoja voi päivittää myös käymällä Turvan toimipisteessä tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Asiakas voi tehdä erillisen oikaisupyynnön toimittamalla kirjallisen ja allekirjoitetun oikaisupyynnön sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@turva.fi tai postitse osoitteeseen:

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere

Pyynnössä tulee ilmetä ainakin asiakkaan nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero sekä se, mitä tietoja asiakas haluaa oikaistavan ja ehdotettu muutos perusteluineen. Mitä perustellumpi, yksilöidympi ja selkeämpi pyyntö on, sitä paremmin pystymme sen käsittelemään.

Korjaamme asiakkaan pyynnöstä virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon tai annamme kirjallisen kieltäytymistodistuksen, josta ilmenee ne syyt, joiden vuoksi olemme kieltäytyneet pyynnöstä.

Asiakkaallamme on tietyin poikkeuksin oikeus vaatia Turvan henkilörekistereissä olevien henkilötietojensa poistoa.

Asiakas voi tehdä henkilötietojen poistopyynnön Turvan verkkopalvelussa, henkilökohtaisesti Turvan toimipisteessä tai toimittamalla kirjallisen ja allekirjoitetun poistopyynnön sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@turva.fi tai postitse osoitteeseen:

Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere

Pyynnössä tulee ilmetä ainakin asiakkaan nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero sekä se, mitä tietoja asiakas haluaa poistettavan.

Jos asiakas pyytää henkilötietojensa poistamista, arvioimme tapauskohtaisesti, voimmeko poistaa tiedot ja toimitamme asiakkaalle poistopyyntöratkaisun. Turvaa koskevaan finanssialan sääntelyyn sisältyy velvoitteita säilyttää henkilötietoja. Olemme lähtökohtaisesti velvollisia säilyttämään asiakkaidemme tietoja koko asiakassuhteen voimassaoloajan ja osittain vielä asiakassuhteen päättymisen jälkeenkin. Emme voi poistaa henkilötietoja, vaikka asiakas niin pyytää, jos tietoja on säilytettävä lain velvoitteen tai muun perustellun tarpeen vuoksi. Esimerkiksi lakisääteisissä liikenne- ja tapaturmavakuutuksissa vakuutus- ja vahinkotietojen säilytysaika on pääsääntöisesti 100 vuotta vakuutuksen päättymisestä tai vahingon viimeisestä käsittelypäivästä. Useissa vapaaehtoisissa vakuutuslajeissa vakuutus- ja vahinkotietoja säilytetään vähintään 20 vuotta vakuutuksen päättymisestä tai vahingon viimeisestä käsittelypäivästä.

Asiakkaalla on myös tietyissä erityistilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa suoraan toiselle rekisterinpitäjälle koneluettavassa muodossa, mikäli se on teknisesti toteutettavissa.

Pyrimme selvittämään ja ratkaisemaan mahdolliset ongelmat suoraan asiakkaidemme kanssa. Asiakkaalla on kuitenkin oikeus tehdä valitus viranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassaolevan tietosuojasääntelyn vastaisesti.

Viranomaisten yhteystiedot

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Puh. 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Finanssivalvonta
Postiosoite: PL 103, 00101 Helsinki
Käyntiosoite: Snellmaninkatu 6, 00101 Helsinki
Puh. 09 183 5360 ti klo 9-10 ja to klo 14-15
Sähköposti: kirjaamo@finanssivalvonta.fi

Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saa Turvan toimistoista. Henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voi olla yhteydessä myös sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@turva.fi.

Turvan tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Tietosuojavastaava Timo Virtanen
Puhelin: (03) 2313 9355
Sähköposti: tietosuoja@turva.fi

Postiosoite:
Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava
PL 117
33101 Tampere