Asiakirjajulkisuuskuvaus
Turva ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta tietovarannoistaan. Tätä kuvausta kutsutaan asiakirjajulkisuuskuvaukseksi. Kuvauksen tarkoituksena on auttaa Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turvan asiakkaita silloin, kun he haluavat tehdä Turvan asiakirjoihin kohdistuvan tietopyynnön.
Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvatut tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan tietoaineistojen kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Asiakirjajulkisuuskuvaus perustuu tiedonhallintalain säädöksiin (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019).
Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään tiedonhallintalain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, Suomen tietosuojalainsäädännön, vakuutuslainsäädännön ja muiden asiaan soveltuvien säännösten mukaisesti.
Käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja käytetään vakuutusyhtiö Turvassa vahinkovakuutussopimuksiin perustuvaan vakuutuskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan vakuutusasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.
Tietoaineistot
Tietovarantoon tallennetaan työtapaturma- ja ammattitautilain mukaisen vakuutuksen tarvitsemat tiedot riskin arviointia, vakuutusmaksun määräämistä ja vakuutuksen hoitoa varten.
Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
yrityksen tosialliset edunsaajat, omistussuhteet sekä liikevaihto
tilinumero
vakuutushakemukset
vakuutuksenottajan toimiala
ammattiluokat
palkkatiedot
vakuutuksen alkamisaika
työturvallisuustiedot
luottoluokitus
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
verkkopalvelusopimus ja markkinointilupa
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.
Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
maksun määräämisen tiedot
laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, verkkolaskutiedot
ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
perinnän tila
tilitystapa
konkurssi- ja saneeraustiedot
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.
Tietojärjestelmät
Vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, tarjous- ja siirtojärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä, asiakirjahallintajärjestelmät, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.
Tietopyynnön tekeminen
Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat
y-tunnus
yrittäjän tai yrityksen nimi
henkilötunnus
asiakasnumero
vakuutusnumero
tarjousnumero
laskunumero.
Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä lähettämällä yhteydenottopyynnön.
Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus selvittää, miten vakuutusyhtiö Turva toteuttaa korvaustoiminnassa tiedonhallintalain mukaisen vaatimuksen asiakirjajulkisuudesta. Tässä asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Turvan korvausrekisteriin tallennetaan, mihin tietoja käytetään, miten tiedot suojataan ja mistä rekisteröity voi saada lisätietoja omien henkilötietojensa osalta. Tätä asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään Turvan ko. tiedonhallintayksikössä.
Tiedonhallintayksikkö
Työtapaturma- ja ammattitautikäsittely
Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakisääteiset henkilökorvaukset
PL 117
33101 Tampere
Tietovarantojen käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja käytetään tiedonhallintayksikössä vakuutussopimuksiin perustuvaan korvauskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan korvausasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.
Tietoaineistot
Vakuutustapahtuman asiakkaan tiedot
asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteys- ja tilitiedot
kieli ja kansalaisuus
ennakonpidätyksessä käytettävät verotustiedot
Vahinkotapahtuman tiedot
vahinkopäivämäärä, vireilletulopäivämäärä, tietoontulopäivämäärä, selvittelyn aloituspäivämäärä
vakuutustapahtumanumero
vakuutusnumero
vakuutuksenottajan ja korvausasiakkaan vahinkotapahtumasta ilmoittamat tiedot
viranomaisten/kolmansien osapuolten ilmoittamat vahinkotapahtuman käsittelyyn tarvittavat tiedot
Korvausratkaisun tiedot
vahinkotapahtuman korvattavuuden tiedot (juridinen ja lääketieteellinen korvattavuus)
korvausratkaisun päivämäärä ja korvausratkaisun lisätiedot
ennakkoratkaisun ja hylkäyksen tiedot
korvauksen kesto
Korvauspäätöksen tekemiseen tarvittavat aineistot
tapaturma- ja ammattitauti-ilmoitus
vakuutustodistus
korvaushakemukset
terveydentilaan liittyvät lääketieteelliset asiakirjat
viranomaisasiakirjat esim. poliisitutkintapöytäkirjat
vahinkopaikkatutkimuksen tiedot
oikeudenkäyntiasiakirjat
päätökset
sairaanhoitolaskut, muut laskut
tutkimus- ja hoitomääräykset
verotus- ja palkkalaskelmat
kulutositteet
muut korvauskäsittelyyn liittyvät asiakirjat
Korvaussuorituksen tiedot
korvauslaji
korvaukseen oikeutettu
maksun saaja ja tilitieto
korvaussuorituksen määrä ja siitä tehtävät vähennykset
päivärahan/eläkkeen määrä
ennakonpidätyksen määrä
maksupäivämäärä
korvauksen kohdistumisajankohta
työkyvyttömyysaika
työkyvyttömyysprosentti ja haittaluokka
Regressitiedot
maksetun suorituksen takaisinsaantiin liittyvät tiedot
takaisinmaksajan tiedot
Asiakasviestinnän tiedot
korvauspäätöksen tiedot
eläkkeiden tiedot
verkkoviestien tiedot
sähköpostien tiedot
tekstiviestien tiedot
puhelintallenteiden tiedot
muun asiakasviestinnän tiedot
Valitusasiat
valituksen yksilöintitiedot
muutoksenhakuelimen ratkaisun yksilöintitiedot
Tietojärjestelmät
Luettelo järjestelmistä
Korvauskäsittelyssä käytettäviä asiakirjoja säilytetään seuraavissa arkistoissa:
asiakastietojärjestelmä
korvausjärjestelmä
asiakirjahallintajärjestelmä
paperiasiakirja-arkisto
verkkopalvelu
perintäjärjestelmä
verkkoasema (muutoksenhaku)
Indeksit ja metatiedot
henkilötunnus
nimi
Y-tunnus
yksilöivä pseudonymisoitu asiakastunniste
vakuutustapahtumanumero
vakuutussopimusnumero
asiakirjatyyppi
Tarkastusoikeus ja tietopyynnöt
Asiakkaalla on oikeus pyytää itseään koskevat korvauskäsittelyssä käytetyt tiedot vakuutusyhtiö Turvalta. Jokaisen tietopyynnön yhteydessä Turvalla on velvollisuus tarkastaa asiakkaan henkilöllisyys ennen tietojen antamista.
Asiakkaan on ilmoitettava tietojen etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset tiedot kuten nimi, osoite, henkilötunnus, vakuutustapahtumanumero sekä mitä tietoja halutaan toimitettavaksi ja miltä ajalta.
Jos tietopyyntö koskee yksittäistä vahinkoasiaa tai yksittäistä asiakirjaa, asiakas saa asian helpoimmin ja nopeimmin hoidettua olemalla suoraan yhteydessä korvauspäätökseen antaneeseen tahoon.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyynnön voi tehdä verkkopalvelussa.
Tarkastuspyynnön tekemisessä voi käyttää myös tarkastuspyyntölomaketta. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioita hoitavalle yhteyshenkilölle.
Sähköpostitse:
Postitse: Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava 33101 Tampere
Käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja käytetään vakuutusyhtiö Turvassa vahinkovakuutussopimuksiin perustuvaan vakuutuskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan vakuutusasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.
Tietoaineistot
Tietovarantoon tallennetaan potilasvakuutuslain mukaisen vakuutuksen tarvitsemat tiedot riskin arviointia, vakuutusmaksun määräämistä ja vakuutuksen hoitoa varten.
Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
yrityksen tosialliset edunsaajat, omistussuhteet sekä liikevaihto
tilinumero
vakuutushakemukset
vakuutuksenottajan toimiala
ammattiryhmät
toimenpiteiden laatu ja kappalemäärät
työaika
Valviran rekisterinumero
henkilölukumäärä
palkkatiedot
vakuutuksen alkamisaika
luottoluokitus
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
verkkopalvelusopimus ja markkinointilupa
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja –tiedot.
Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
maksun määräämisen tiedot
laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, verkkolaskutiedot
ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
perinnän tila
tilitystapa
konkurssi- ja saneeraustiedot
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja –tiedot.
Tietojärjestelmät
Vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä, asiakirjahallintajärjestelmät, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.
Tietopyynnön tekeminen
Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat
y-tunnus
yrittäjän tai yrityksen nimi
henkilötunnus
asiakasnumero
vakuutusnumero
laskunumero.
Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä lähettämällä yhteydenottopyynnön.
Käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja käytetään vakuutusyhtiö Turvassa vahinkovakuutussopimuksiin perustuvaan vakuutuskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan vakuutusasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.
Tietoaineistot
Tietovarantoon tallennetaan lakisääteisen liikennevakuuttamisen hoitamista varten tarvittavat tiedot. Näitä ovat tiedot asiakkaasta ja vakuutettavasta kohteesta riskin arviointia, vakuutusmaksun määräämistä sekä vakuutuksen hoitoa varten.
Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
tilinumero
ajoneuvon tiedot
vakuutuksen alkamisaika
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
markkinointilupa
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.
Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
maksun määräämisen tiedot
laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, verkkolaskutiedot
ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
perinnän tila
tilitystapa
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.
Tietojärjestelmät
Vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, tarjousjärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä, asiakirjahallintajärjestelmät, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.
Tietopyynnön tekeminen
Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat
y-tunnus
yrittäjän tai yrityksen nimi
henkilötunnus
asiakasnumero
vakuutusnumero
tarjousnumero
laskunumero.
Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä lähettämällä yhteydenottopyynnön.
Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus selvittää, miten vakuutusyhtiö Turva toteuttaa vahinkovakuutuksen korvaustoiminnassa Tiedonhallintalain mukaisen vaatimuksen asiakirjajulkisuudesta.Tässä asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan, mitä henkilötietoja Turvan korvausrekisteriin tallennetaan, mihin tietoja käytetään, miten tiedot suojataan ja mistä rekisteröity voi saada lisätietoja omien henkilötietojensa osalta. Tätä asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään Turvan ko. tiedonhallintayksikössä.
Tiedonhallintayksiköt
Liikennevakuutuskorvaukset
Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva
Lakisääteiset henkilökorvaukset
PL 117
33101 Tampere
Tietovarantojen käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja käytetään tiedonhallintayksikössä liikennevakuutussopimuksiin perustuvaan korvauskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan henkilö- ja esinevahinkojen korvausasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.
Tietoaineistot
Vakuutustapahtuman asiakkaan tiedot
asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteys- ja tilitiedot
henkilön edunvalvontaa koskeva tieto
kieli ja kansalaisuus
ennakonpidätyksessä käytettävät verotustiedot
Vahinkotapahtuman tiedot
vahinkopäivämäärä
vahingon vireilletulopäivämäärä ja tietoontulopäivämäärä
vakuutustapahtumanumero
vakuutusnumero
vakuutuksenottajan/korvausasiakkaan/todistajan vahinkotapahtumasta ilmoittamat tiedot
viranomaisten/kolmansien osapuolten ilmoittamat vahinkotapahtuman käsittelyyn tarvittavat tiedot
Korvausratkaisun tiedot
vahinkotapahtuman korvattavuuden tiedot
korvausratkaisun päivämäärä ja korvausratkaisun lisätiedot
ennakkoratkaisun ja hylkäyksen tiedot
korvauksen kesto
Korvauspäätöksen tekemiseen tarvittavat aineistot
vahinkoilmoitus liikennevahingosta ja liiteasiakirjat
korvaushakemukset ja liiteasiakirjat
lääketieteelliset asiakirjat
muiden terveydenhuollon ammattilaisten hoitomerkinnät ja hoitopalautteet
valokuvat vammoista
viranomaisasiakirjat esim. poliisitutkintapöytäkirjat
vahinkopaikkatutkimuksen tiedot
oikeudenkäyntiasiakirjat, tuomioistuinten päätökset/tuomiot
asiantuntijalausunnot
muiden vakuutusyhtiöiden päätökset
sairaanhoitolaskut, muut laskut
kulutositteet
tutkimus- ja hoitomääräykset
verotus- ja palkkalaskelmat
muut korvauskäsittelyyn liittyvät asiakirjat
Korvaussuorituksen tiedot
korvauslaji
korvaukseen oikeutettu
maksun saaja ja tilitieto
korvauksen määrä ja siitä tehtävät vähennykset
eläkkeen määrä
ennakonpidätyksen määrä
maksupäivämäärä
korvauksen kohdistumisajankohta
työkyvyttömyysaika
työkyvyttömyysprosentti ja haittaluokka
Regressitiedot
maksetun suorituksen takaisinsaantiin liittyvät tiedot
takaisinmaksajan tiedot
Asiakasviestinnän tiedot
korvauspäätöksen tiedot
lakiin perustuvat tietopyynnöt (liikennevakuutuslaki 82 §)
eläkkeiden ilmoituksien tiedot
verkkoviestien tiedot
sähköpostien tiedot
tekstiviestien tiedot
puhelintallenteiden tiedot
muun asiakasviestinnän tiedot
Valitusasiat ja ratkaisusuosituspyyntö
asiakkaan oikaisupyyntö
asiakkaan ratkaisusuosituspyyntö
asiakkaan kanne
vakuutusyhtiön ratkaisusuosituspyyntö
muutoksenhakuelimen ratkaisun yksilöintitiedot
ratkaisusuosituksia antavan muutoksenhakuelimen lausunto
tuomioistuimen ratkaisu
Tietojärjestelmät
Luettelo järjestelmistä
Korvauskäsittelyssä käytettäviä asiakirjoja säilytetään seuraavissa arkistoissa:
asiakastietojärjestelmä
korvausjärjestelmä
asiakirjahallintajärjestelmä
paperiasiakirja-arkisto
verkkopalvelu
perintäjärjestelmä
verkkoasema
Indeksit ja metatiedot
henkilötunnus
nimi
Y-tunnus
yksilöivä pseudonymisoitu asiakastunniste
vakuutustapahtumanumero
vakuutussopimusnumero
asiakirjatyyppi
ajoneuvon rekisteritunnus
liikennevakuutuksen vakuutuksenantajayhtiö
Asiakkaalla on oikeus pyytää itseään koskevat korvauskäsittelyssä käytetyt tiedot vakuutusyhtiö Turvalta. Jokaisen tietopyynnön yhteydessä Turvalla on velvollisuus tarkastaa asiakkaan henkilöllisyys ennen tietojen antamista.
Asiakkaan on ilmoitettava tietojen etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset tiedot kuten nimi, osoite, henkilötunnus, vakuutustapahtumanumero sekä mitä tietoja halutaan toimitettavaksi ja miltä ajalta.
Jos tietopyyntö koskee yksittäistä vahinkoasiaa tai yksittäistä asiakirjaa, asiakas saa asian helpoimmin ja nopeimmin hoidettua olemalla suoraan yhteydessä korvauspäätökseen antaneeseen tahoon.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyynnön voi tehdä verkkopalvelussa.
Tarkastuspyynnön tekemisessä voi käyttää myös tarkastuspyyntölomaketta. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioita hoitavalle yhteyshenkilölle.
Sähköpostitse:
Postitse: Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turva Lakiasiat ja compliance / tietosuojavastaava 33101 Tampere